Cyflwyniad
Mae’r adran hon yn cwmpasu’r swyddogaethau hynny yn y sefydliad sy’n darparu mynediad at wybodaeth i’r corff myfyrwyr a staff academaidd a gweinyddol. Mae’r rhain yn cynnwys llyfrgelloedd, gwasanaethau cyfrifiadurol, a gwasanaethau cymorth gwybodaeth.
Gellir rheoli swyddogaethau o’r fath ar wahân i’w gilydd, neu mewn cyfuniadau amrywiol. Mae’r gwasanaethau hyn yn egluro eu cyfleusterau ac amodau eu defnydd i fyfyrwyr, staff a’r cyhoedd yn rheolaidd, a’r wybodaeth o’r natur hon sydd wedi’i chynnwys yn yr adran hon.
Mae’n anochel bod gwasanaethau gwybodaeth yn dal llawer iawn o ddata personol sydd wedi’u heithrio rhag cael eu datgelu’n gyffredinol.
6.1 Argaeledd ac Amodau Defnyddio Cyfleusterau
Disgrifiad:
Mae gwybodaeth yn y dosbarthiadau hyn yn darparu manylion ynghylch pwy sy’n gallu cyrchu systemau a gwasanaethau a’r cyfleusterau y gallant eu cyrchu. Maent hefyd yn rhoi sicrwydd i gyrff / unigolion allanol bod rheolau yn bodoli i sicrhau yr ymdrinnir yn briodol â thorri amodau defnyddio.
Mae’r dosbarth hwn yn cynnwys y wybodaeth ganlynol:
- Oriau agor llyfrgelloedd, desgiau cymorth, ac ati, amseroedd cynnal a chadw rhestredig systemau
- Pwy sy’n cael defnyddio’r cyfleusterau (er enghraifft, categorïau o bobl a’u hawliau / lefelau mynediad cysylltiedig)
Y rheolau a’r amodau defnyddio cyffredinol (e.e. dim ysmygu / yfed / bwyta, bodolaeth polisïau mewn perthynas â’r gyfraith fel hawlfraint, cod ymarfer cyfrifiadurol, diogelu data).
- Efallai y bydd rhywfaint o’r wybodaeth yn cael ei chynnwys ym manylion cofrestru myfyrwyr neu amodau cyflogaeth staff, ond bydd angen cynghori sut mae categorïau eraill yn cael eu derbyn fel defnyddwyr (e.e. staff dros dro, defnydd cwrs byr neu gynhadledd, ‘sesiynau blasu’ ac ati)
- Dylai fod pwyntydd i godau ymddygiad neu reolau eraill y tu allan i’r sefydliad a allai fod yn berthnasol i’r defnyddiwr (e.e. rheolau defnydd derbyniol JANET, rheolau cofrestru Athen)
- Mynediad i / defnyddio Archifau, gan gynnwys pa mor bell yn ôl mewn amser mae gwybodaeth yn bodoli ac os felly i ba raddau y mae ar gael
- Dylid cynnwys manylion logio, monitro a gweithdrefnau a ddilynir rhag torri amodau defnyddio yma hefyd
6.2 Datganiadau Cenhadaeth a Dogfennau Cysylltiedig
Disgrifiad:
Dylai’r dosbarth hwn gynnwys gwybodaeth am nodau’r adran yng nghyd-destun ei lle yn y sefydliad, diffiniad o’r gwasanaeth a ddarperir a, lle bo hynny’n briodol, cytundebau lefel gwasanaeth.
6.3 Polisïau o ran Data a Gwybodaeth
Disgrifiad:
Mae gwybodaeth yn y dosbarth hwn yn cynnig sicrwydd i wrthrychau data, p’un a ydyn nhw’n unigolion neu’n gwmnïau sy’n delio â’r sefydliad, bod data sy’n ymwneud â nhw yn cael ei drin yn dda, gan leihau’r risg o fynediad neu ddatgeliad diawdurdod.
Mae enghreifftiau o’r math o wybodaeth yn y dosbarth hwn yn cynnwys:
-
- Polisïau diogelwch (h.y. sut mae’r data’n cael ei warchod). Gellid dadlau y gallai darparu gwybodaeth am hyn beri i drosedd gael ei chyflawni, felly gallai fod wedi’i heithrio neu ni fyddai rhai rhannau’n cael eu cyhoeddi. (Dim ond mater yw hwn mewn gwirionedd lle mae’r polisi diogelwch yn ddigon eglur i gynnwys disgrifiad manwl o’r gweithredu. Yn amlwg gallai datgelu’r math hwn o wybodaeth arwain at drosedd o dan y Ddeddf Camddefnyddio Cyfrifiaduron)
Polisïau cadw data ac archifau (am ba hyd y cedwir ef, beth sy’n digwydd iddo ar ôl i’r angen amdano basio, data anhysbys i gadw am ystadegau)
- Datganiadau / polisïau diogelu data
- Polisïau ar fonitro teledu cylch cyfyng, RIPA, ac ati
- Datganiad Cyfrinachol
6.4 Polisïau Caffael a Gwaredu
Disgrifiad:
Mae gwybodaeth yn y dosbarth hwn yn cynnig sicrwydd bod arian yn cael ei wario’n briodol ac yn sicrhau bod caffael yn deg ac yn agored. Mae’r polisïau gwaredu hefyd yn sicrhau bod y sefydliad yn gwneud defnydd cywir a phriodol o gronfeydd.
6.5 Cwmpas y Casgliadau a Gynhelir
Disgrifiad:
Mae’r dosbarth hwn yn cynnwys y wybodaeth ganlynol:
- Catalog Llyfrgell